Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội, hệ thống được xây dựng trong giai đoạn Thành phố đẩy mạnh chuyển đổi số, cải cách hành chính và mở rộng môi trường làm việc điện tử ra ngoài phạm vi nội bộ cơ quan nhà nước. 

Nhiều năm qua, phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã được sử dụng rộng rãi trong các sở, ngành, địa phương, giúp thay đổi cách xử lý công việc, nâng hiệu quả chỉ đạo, điều hành. Tuy nhiên, hoạt động trao đổi văn bản với doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài vẫn còn phụ thuộc nhiều vào hồ sơ giấy, email, dịch vụ bưu chính hoặc các kênh gửi nhận phân tán.

Thực tế này làm phát sinh nhiều công đoạn trung gian, từ in ấn, ký đóng dấu, chuyển phát, tiếp nhận, vào sổ, số hóa đến lưu trữ. Với khối lượng giao dịch hành chính lớn, cách làm truyền thống tạo thêm chi phí cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý, đồng thời kéo dài thời gian xử lý công việc.

Theo thống kê, Hà Nội hiện có khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức không phải doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi ngày, nhóm chủ thể này phát sinh lượng lớn văn bản, hồ sơ, thông báo, đề nghị, phản ánh và giao dịch hành chính với cơ quan nhà nước. 

Cổng gửi nhận văn bản điện tử cho phép doanh nghiệp đăng ký tài khoản, xác thực thông tin bằng chữ ký số, sau đó trực tiếp tạo lập văn bản, đính kèm tài liệu điện tử và gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi văn bản được gửi đi, hệ thống tự động ghi nhận thời gian tiếp nhận, chuyển văn bản đến đúng đơn vị xử lý. Cơ quan nhà nước có thể xem nội dung, tải tệp đính kèm, xử lý và phản hồi kết quả ngay trên nền tảng số.

Ngược lại, cơ quan quản lý nhà nước có thể chủ động phát hành văn bản đến một hoặc nhiều doanh nghiệp cùng lúc. Hệ thống cho phép tạo nhóm doanh nghiệp theo lĩnh vực hoạt động hoặc đối tượng quản lý, phục vụ nhu cầu gửi thông báo, hướng dẫn, văn bản chuyên ngành hoặc các nội dung cần phổ biến đồng thời tới nhiều đơn vị.

Theo đơn vị xây dựng, mô hình này tạo ra quy trình trao đổi văn bản khép kín, thay thế nhiều khâu thủ công đang tồn tại trong phương thức xử lý giấy tờ truyền thống. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái gửi, nhận văn bản theo thời gian thực, giao dịch 24/7, không phụ thuộc vào thời gian làm việc hay địa điểm của cơ quan tiếp nhận.

Với cùng một quy trình xử lý, văn bản điện tử chỉ mất khoảng 10 - 15 phút, trong khi văn bản giấy có thể cần 50 - 60 phút để hoàn tất các khâu liên quan. Khi số lượng văn bản phát sinh lên tới hàng triệu mỗi năm, chuyển đổi sang môi trường số có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nhân lực và chi phí xã hội.

Ngoài chức năng gửi nhận văn bản, nền tảng còn tích hợp các công cụ phục vụ chuyển đổi số như ký số, tra cứu hồ sơ, quản lý văn bản điện tử, truy xuất hợp đồng điện tử và sẵn sàng kết nối với hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP. Các chức năng này giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ hành chính tập trung hơn, đồng thời tạo điều kiện để cơ quan nhà nước theo dõi, thống kê, giám sát quá trình xử lý văn bản.

Để tham gia hệ thống, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình xác thực điện tử thông qua chữ ký số. Sau khi đăng ký tài khoản bằng email, doanh nghiệp khai báo các thông tin như tên doanh nghiệp, người đại diện, mã số thuế và dữ liệu liên quan. 

Hệ thống sẽ yêu cầu tải xuống một tệp xác thực. Doanh nghiệp ký số điện tử vào tệp này, sau đó tải trở lại hệ thống để hoàn tất xác minh. Chữ ký số dùng để xác thực phải trùng khớp với tên doanh nghiệp. Khi xác thực thành công, doanh nghiệp được sử dụng đầy đủ các chức năng của hệ thống. 

Đối với cơ quan nhà nước, hệ thống được thiết kế thêm các chức năng quản trị người dùng, phân quyền, quản lý doanh nghiệp, giám sát quá trình xử lý văn bản, tra cứu và thống kê. 

Sau khi áp dụng giải pháp mới, Hà Nội kỳ vọng tỷ lệ xử lý văn bản trực tuyến của cơ quan nhà nước đạt 100%, thay cho mức khoảng 40% hiện nay. Với doanh nghiệp, tỷ lệ xử lý trực tuyến cũng được đặt mục tiêu tăng từ khoảng 10% lên 100%.