Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến đối với dự thảo Thông tư quy định chi tiết thi hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Trọng tâm của dự thảo là thiết lập cơ chế cấp mã định danh (ID) duy nhất cho từng hợp đồng lao động điện tử, nhằm nâng cao tính minh bạch, đồng bộ và khả năng quản lý trong môi trường số.

Bộ luật Lao động năm 2019 đã thừa nhận giá trị pháp lý tương đương giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng bằng văn bản giấy. Quy định này tạo cơ sở pháp lý cho việc giao kết hợp đồng qua phương tiện điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính linh hoạt trong quản trị nhân sự.

Sau gần 5 năm triển khai, thực tiễn cho thấy hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích. Người lao động có thể ký kết hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện, không bị giới hạn về không gian địa lý, doanh nghiệp cũng tối ưu hóa quy trình lưu trữ, tra cứu và quản lý hồ sơ.

Tuy nhiên, quá trình áp dụng cũng bộc lộ không ít vướng mắc. Việc thiếu các quy định chi tiết về giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử khiến một số doanh nghiệp còn dè dặt. Các rủi ro liên quan đến xác thực, lưu trữ, sửa đổi hoặc tranh chấp hợp đồng cũng đặt ra yêu cầu hoàn thiện khung pháp lý.

Từ thực tế này, nhiều doanh nghiệp kiến nghị cơ quan quản lý ban hành hướng dẫn cụ thể nhằm tháo gỡ khó khăn, đồng thời ngăn ngừa các hành vi vi phạm trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.

Dự thảo thông tư lần này đưa ra một giải pháp mang tính nền tảng khi mỗi hợp đồng lao động điện tử, sau khi được gửi lên nền tảng quản lý và đáp ứng đầy đủ điều kiện, sẽ được cấp một mã định danh duy nhất. Mã này không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng nào khác và chỉ được cấp một lần.

Mã định danh được duy trì xuyên suốt vòng đời của hợp đồng, không thay đổi kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt. Nhờ đó, toàn bộ quá trình hình thành, điều chỉnh và kết thúc của hợp đồng đều được theo dõi, liên kết thống nhất trên một mã duy nhất.

Các phụ lục đi kèm hợp đồng (nếu có) cũng được gắn với mã định danh của hợp đồng gốc, tạo thành một hệ thống dữ liệu đồng bộ. Việc cấp mã định danh không làm thay đổi nội dung, thời điểm giao kết hay hiệu lực pháp lý của hợp đồng.

Cấu trúc mã định danh được thiết kế theo thuật toán tự động, gồm một ký tự chữ và 12 ký tự số. Ký tự chữ phản ánh nguồn gốc của hợp đồng: A áp dụng với hợp đồng giao kết trực tiếp trên nền tảng điện tử theo quy định; B dành cho hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy; C áp dụng với hợp đồng đã được giao kết trước ngày 1/7/2026.

Phần số gồm 12 ký tự mang thông tin quản lý cụ thể. Hai số đầu thể hiện mã tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hai số tiếp theo là hai chữ số cuối của năm hợp đồng được đồng bộ lên hệ thống. Tám số cuối cùng là số thứ tự tăng dần của hợp đồng trong năm.

Ví dụ, mã A012600000099 thể hiện đây là hợp đồng được giao kết hợp lệ trên nền tảng điện tử, thuộc doanh nghiệp có trụ sở tại Hà Nội, được đồng bộ trong năm 2026 và có số thứ tự 99 trong hệ thống.

Cách thiết kế này giúp cơ quan quản lý và các bên liên quan dễ dàng truy vết, kiểm tra và đối chiếu thông tin hợp đồng, hạn chế rủi ro gian lận hoặc trùng lặp dữ liệu.

Ở góc độ doanh nghiệp, cơ chế này giúp nâng cao hiệu quả quản trị, đặc biệt trong việc quản lý số lượng lớn hợp đồng. Việc tra cứu, cập nhật hoặc kiểm tra trạng thái hợp đồng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.

Đối với người lao động, mã định danh góp phần bảo đảm quyền lợi, nhất là trong các tình huống phát sinh tranh chấp. Mọi thay đổi của hợp đồng đều được ghi nhận đầy đủ, minh bạch, hạn chế nguy cơ bị chỉnh sửa hoặc làm sai lệch thông tin.

Dự thảo thông tư cũng cho thấy định hướng hoàn thiện khung pháp lý về hợp đồng lao động điện tử theo hướng rõ ràng, khả thi và phù hợp với thực tiễn. Khi khung pháp lý được hoàn thiện, hợp đồng lao động điện tử sẽ không chỉ là giải pháp thay thế hợp đồng giấy, mà trở thành nền tảng quan trọng cho quản trị lao động hiện đại, linh hoạt và hiệu quả.