EVNNPC đã trở thành đơn vị tiên phong trong ngành điện về số hóa các quy trình nghiệp vụ, góp phần minh bạch hóa, chuẩn hóa thông tin dữ liệu; đồng thời nâng cao năng suất lao động và đáp ứng các yêu cầu của công tác giám sát, vận hành và quản trị của doanh nghiệp.

Theo bà Đỗ Nguyệt Ánh, Chủ tịch HĐTV EVNNPC, ban lãnh đạo EVNNPC đã xác định chuyển đổi số ở EVNNPC là đưa Tổng công ty trở thành một hệ sinh thái gồm các phần tử (có thể là trang thiết bị, tài sản, hồ sơ, là người lao động…) đều được thể hiện dưới dạng số và giao tiếp với nhau trên môi trường số. Từ đó, đã đưa ra các phương án, kế hoạch tổ chức, với lộ trình rõ ràng.

Cũng theo Chủ tịch HĐTV EVNNPC, năm 2021, EVNNPC đã ghi dấu ấn thành công trong Chương trình chuyển đổi số, với việc đưa vào vận hành chính thức các chương trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng.

Từ nay đến cuối năm 2022, EVNNPC sẽ hoàn thành số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ còn lại, với mục tiêu đến cuối năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số.

Ông Nguyễn Đức Thiện, Tổng giám đốc EVNNPC cho biết, chuyển đổi số đã và đang tác động sâu rộng, bao trùm lên tất cả các ngành, các lĩnh vực kinh tế - xã hội, góp phần chuyển đổi mô hình hoạt động, kinh doanh theo hướng đổi mới sáng tạo, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia. Trong bối cảnh đó, cùng với Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), EVNNPC cũng không ngoại lệ.

“EVNNPC xác định rõ, chỉ có chuyển đổi số là chìa khóa giải quyết cho bài toán nâng cao năng suất lao động, năng lực quản trị doanh nghiệp, bắt kịp xu thế trong thời đại 4.0”, ông Thiện nói.

Theo hướng này và xuất phát từ thực tiễn quản trị doanh nghiệp, từ năm 2019, EVNNPC đã nhanh chóng nhập cuộc lộ trình chuyển đổi số với phương châm số hóa quy trình sẽ tạo nên một hệ thống quản trị mà ở đó, tất cả các bước đều được thực hiện trên môi trường số. Đây cũng là bước quan trọng, đóng vai trò quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số.

Thời gian giải ngân còn một nửa

Xác định tài chính - kế toán là lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp và liên quan đến tất cả mọi hoạt động của Tổng công ty, EVNNPC đã chọn số hóa các quy trình tài chính kế toán là khâu tiên phong để thực hiện.

Được khởi động từ năm 2019 và chính thức đi vào vận hành từ ngày 1/10/2021, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách, lĩnh vực tài chính - kế toán đã được EVNNPC số hóa đồng bộ, toàn diện với 6 quy trình nghiệp vụ là cấp phát, giải ngân, thanh xử lý, mua sắm, thanh toán điện mua ngoài, thẩm tra quyết toán.

Tổng công ty đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán.

Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm. Đồng thời chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty; khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.

Với việc số hóa thành công quy trình nghiệp vụ tài chính - kế toán, EVNNPC trở thành đơn vị đầu tiên của ngành điện số hóa thành công lĩnh vực này.

Giảm 7.000 ngày công ghi biên bản treo tháo công tơ

Việc số hóa không chỉ dừng lại ở quy trình tài chính - kế toán mà còn đước EVNNPC triển khai ở cả quy trình kinh doanh và dịch vụ khách hàng.

Với 5 quy trình được số hóa thành công (Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP; Báo cáo quản lý hợp đồng, thu nộp; Báo cáo hỗ trợ điều hành; Báo cáo quản lý đo đếm; Quản lý công tác dịch vụ khách hàng) EVNNPC đã, đang gia tăng rất nhiều lợi ích cho khách hàng; đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, việc số hóa đã từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dich vụ trực tuyến của ngành Điện trên môi trường số.

Điển hình, Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP được số hóa thành công đã mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản trị doanh nghiệp. EVNNPC đang ký kết hợp đồng mua bán điện với hơn 250 nhà máy thủy điện nhỏ và 8.066 dự án điện mặt trời mái nhà. Trước đây, các hợp đồng với các nhà máy sau khi ký kết vẫn phải lưu trữ dạng giấy tờ. Hàng tháng việc thanh toán vẫn làm thủ công mất rất nhiều thời gian và khó khăn khi cần báo cáo, thống kê.

Với việc số hóa quy trình này, việc quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP, các dự án điện mặt trời, các hợp đồng mua bán điện, thông tin của các nhà máy diện, dữ liệu đo xa của các nhà máy… được cập nhật đồng bộ tự động vào chương trình. Sau đó, chương trình sẽ tính tiền mua điện hàng tháng, lập tờ trình thanh toán và tổ chức ký số, luân chuyển hồ sơ giữa các ban liên quan...

Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất khoảng 3-5 ngày, thì sau khi được số hóa, thời gian rút ngắn xuống còn 1 ngày; việc thanh toán diễn ra mọi lúc, mọi nơi do thực hiện ký số các chứng từ.

Tiết kiệm hàng chục tỷ đồng mỗi năm

Chỉ tính riêng hiệu quả ban đầu của việc chuyển đổi số 2 quy trình này, EVNNPC đã tiết kiệm được 50.000 ngày công/năm; hơn 43 tỷ đồng/năm chi phí in ấn và nhân công; hơn 30.000 m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy; giảm 50%-80% thời gian thực hiện công việc...

Đặc biệt, hiệu quả quản trị doanh nghiệp được nâng cao khi 100% các nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác, không sai sót; chuẩn hóa toàn bộ các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục..., đảm bảo  tính công khai, minh bạch, sự giám sát của các cấp quản lý trong từng công đoạn.

Số hóa quy trình cũng từng bước “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền, nhờ tạo ra nền tảng kết nối, giao tiếp giữa các bộ phận thông qua hệ thống Big Data.

Với mục tiêu cơ bản trở thành doanh nghiệp số vào năm 2022, vận hành trong không gian số từ năm 2023, EVNNPC đã xây dựng lộ trình cụ thể về chuyển đổi số giai đoạn 2021-2022.