Bộ Nội vụ vừa có hướng dẫn gửi các địa phương về chỉnh lý, quản lý và bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp các cơ sở giáo dục.

Theo yêu cầu của Bộ Nội vụ, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ sở giáo dục trước khi sắp xếp phải được thống kê đầy đủ và bàn giao nguyên trạng cho cơ sở giáo dục mới hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp. Tài liệu thuộc cơ sở giáo dục nào phải tiếp tục được quản lý theo phông lưu trữ của cơ sở đó. Hồ sơ không được chia nhỏ, phân tán hoặc chuyển giao thiếu hệ thống sau quá trình sáp nhập, tổ chức lại.

Với những công việc đang xử lý dở dang, cơ sở giáo dục cũ phải chuyển giao toàn bộ hồ sơ và tài liệu liên quan cho đơn vị mới hoặc cơ quan cấp trên để tiếp tục giải quyết nhằm bảo đảm hoạt động quản lý không bị đứt quãng khi bộ máy thay đổi.

Bộ Nội vụ đặc biệt yêu cầu các cơ sở giáo dục, cá nhân liên quan không được chiếm giữ, tự ý hủy tài liệu, làm hư hỏng hoặc để thất lạc hồ sơ. Tài liệu phải được bảo đảm an toàn trong toàn bộ quá trình thống kê, vận chuyển, bàn giao, tiếp nhận và khai thác sau đó.

Đối với tài liệu giấy và hồ sơ lưu trên các vật mang tin khác, cơ sở giáo dục phải tiến hành thống kê, phân loại, đóng gói, niêm phong và xác nhận khối lượng trước khi bàn giao.

Khối tài liệu thuộc diện chuyển giao gồm hồ sơ cán bộ, viên chức; tài liệu tài chính, tài sản; hồ sơ chuyên môn về dạy và học cùng các tài liệu hình thành trong quá trình quản lý, điều hành của nhà trường.

Đối với tài liệu số và dữ liệu trên hệ thống quản lý văn bản, điều hành, các cơ sở giáo dục phải phối hợp với đơn vị quản lý hệ thống để xác định đầy đủ phạm vi dữ liệu cần chuyển giao. Dữ liệu phải được sao lưu, trích xuất và bảo toàn trước khi thực hiện bàn giao. Hồ sơ số cũng phải đi kèm dữ liệu mô tả, thông tin quản lý cùng các thông tin cần thiết để đơn vị tiếp nhận có thể tiếp tục truy cập, khai thác và sử dụng.

Bộ Nội vụ yêu cầu quá trình tích hợp dữ liệu sang tài khoản của cơ sở giáo dục mới phải bảo đảm đầy đủ, toàn vẹn và xác thực. Hoạt động tiếp nhận, xử lý hồ sơ chuyên môn vì vậy phải được duy trì liên tục trong thời gian chuyển đổi tổ chức.

Riêng với học bạ số, hồ sơ học sinh, dữ liệu tuyển sinh, dữ liệu kiểm định chất lượng giáo dục, cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và các hệ thống thông tin chuyên ngành, yêu cầu về tính chính xác và liên tục được đặt ở mức cao hơn.

Các dữ liệu này phải được chuyển giao đầy đủ, đồng bộ, tránh tình trạng mất thông tin hoặc gián đoạn khả năng tra cứu sau khi trường học được sáp nhập, tổ chức lại hoặc thay đổi đơn vị quản lý.

Quá trình giao nhận hồ sơ, tài liệu phải được lập thành biên bản, kèm theo mục lục chi tiết. Biên bản cần thể hiện rõ tên phông hoặc khối tài liệu, thời gian hình thành tài liệu, số lượng hồ sơ, tập, hộp, bó, gói, thùng, dung lượng dữ liệu và tình trạng xử lý nghiệp vụ tại thời điểm bàn giao.

Đại diện bên giao và bên nhận phải ký xác nhận, đóng dấu theo quy định. Đây là căn cứ xác định trách nhiệm của từng đơn vị trong trường hợp xảy ra thiếu hụt, sai lệch hoặc mất mát hồ sơ sau quá trình chuyển giao.

Bộ Nội vụ cũng đề nghị cơ quan quản lý chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan thành lập tổ công tác trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra quá trình quản lý và bàn giao tài liệu tại các cơ sở giáo dục. Hoạt động kiểm tra được thực hiện trước, trong và sau quá trình sắp xếp nhằm kịp thời xử lý những vướng mắc phát sinh, nhất là tại các đơn vị có khối lượng hồ sơ lớn hoặc hệ thống dữ liệu điện tử phức tạp.

Lãnh đạo cơ sở giáo dục trước khi sắp xếp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để xảy ra tình trạng thất lạc, chiếm giữ hoặc tự ý hủy hồ sơ, tài liệu cho đến khi quá trình bàn giao hoàn tất, để bảo đảm hồ sơ hình thành trong nhiều năm hoạt động của nhà trường tiếp tục được lưu giữ nguyên vẹn sau sáp nhập, đồng thời bảo vệ quyền lợi của học sinh, giáo viên và các cá nhân có thông tin gắn với hệ thống dữ liệu giáo dục.