Tổ công tác có nhiệm vụ tham mưu Bộ trưởng chỉ đạo, tổ chức rà soát hệ thống vị trí việc làm tại các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

Quá trình này bắt đầu từ việc rà soát lại chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng đơn vị. Trên cơ sở đó, từng cơ quan phải xác định cụ thể công việc cần thực hiện, sản phẩm đầu ra, trách nhiệm của từng vị trí và năng lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Đợt rà soát này cũng sẽ kiểm tra lại danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc và khung năng lực đang áp dụng. Các đơn vị đồng thời phải thống kê khối lượng công việc, thời gian thực hiện, số nhân lực và biên chế hiện có theo hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương.

Như vậy, việc xác định nhu cầu nhân lực sẽ gắn với công việc thực tế và sản phẩm của từng vị trí. Đây cũng là cơ sở để nhận diện những nơi đang bố trí nhân lực chưa phù hợp, từ đó tính toán phương án điều chỉnh.

Tổ công tác có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị trong toàn Bộ thực hiện thống nhất, đồng thời theo dõi, kiểm tra tiến độ và chất lượng rà soát.

Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu và kết quả kê khai của từng cơ quan sẽ được đối chiếu trước khi tổng hợp nhằm bảo đảm phương án nhân lực và biên chế được xây dựng trên dữ liệu thực tế, hạn chế tình trạng thống kê hình thức hoặc giữ nguyên cơ cấu hiện hữu mà chưa đánh giá đầy đủ yêu cầu của từng vị trí.

Trên cơ sở kết quả rà soát, Tổ công tác sẽ tham mưu hoàn thiện hệ thống vị trí việc làm của Bộ Nội vụ, xác định nhu cầu nhân lực và đề xuất phương án bố trí, sử dụng, cơ cấu lại đội ngũ.

Kết quả cuối cùng được tổng hợp thành phương án biên chế giai đoạn 2027 - 2031, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền theo quy định.

Ngoài việc phục vụ xây dựng phương án biên chế, đợt rà soát còn gắn với yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu nhân lực.

Tổ công tác được giao phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan để tổng hợp, chuẩn hóa và cung cấp dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Bộ Nội vụ, phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu vị trí việc làm theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

Việc hình thành dữ liệu thống nhất có ý nghĩa quan trọng khi quản lý nhân lực khu vực công đang chuyển dần sang cách tiếp cận dựa trên vị trí việc làm, năng lực và kết quả công việc. Dữ liệu về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc và nhân lực sẽ giúp việc xác định nhu cầu biên chế có căn cứ hơn, đồng thời tạo nền tảng cho quá trình bố trí, điều chuyển hoặc cơ cấu lại đội ngũ.

Điều này cũng có nghĩa phương án biên chế giai đoạn mới không chỉ xác định tổng số người làm việc, mà phải trả lời rõ từng đơn vị cần những vị trí nào, khối lượng công việc ra sao và đội ngũ hiện tại đã đáp ứng yêu cầu đến mức nào.

Từ đó, những vị trí còn thiếu nhân lực, dư nhân lực hoặc bố trí chưa phù hợp có thể được nhận diện để có phương án xử lý.

Tổ trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành chung, phân công nhiệm vụ cho Tổ phó và các thành viên; quyết định chương trình, kế hoạch làm việc cũng như tổ chức các cuộc họp với cơ quan, đơn vị liên quan khi cần thiết.

Kết quả rà soát cũng sẽ là căn cứ để Bộ Nội vụ tiếp tục cơ cấu lại đội ngũ trong giai đoạn mới, bảo đảm biên chế được sử dụng đúng nơi, đúng nhu cầu và gắn với hiệu quả thực thi công vụ.