Quản trị doanh nghiệp hiệu quả - bài toán với SMEs

Là một doanh nhân đã gắn bó lâu năm cùng các SMEs, ông Cao Hoàng Anh, Phó Tổng Giám đốc FSI  nhận định, có tới gần 90% doanh nghiệp SME tại Việt Nam vẫn quản trị doanh nghiệp theo tính chất tự phát. Cụ thể, khi Covid bất ngờ ập đến, đa phần các doanh nghiệp đều nằm trong thế bị động, bị dồn ép và dễ bị quật ngã. Lúc này, để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, SMEs tìm đến lựa chọn chuyển đổi số.

Tuy nhiên, để triển khai mô hình này, SMEs phải đối mặt với nhiều thách thức như: quy trình, thủ tục thủ công khiến nhân sự phải lên văn phòng để ký tá, in ấn, họp hành, báo cáo... tài liệu phân tán nhiều nơi trên giá kệ, trong máy tính cá nhân, usb, ổ cứng... khó tìm kiếm, tra cứu khi có nhu cầu sử dụng và đặc biệt thiếu công cụ hỗ trợ làm việc, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc khi làm từ xa, khiến nhà quản lý tốn rất nhiều công sức để có thể quản lý hiệu quả.

Vậy đâu là giải pháp giúp SMEs quản trị doanh nghiệp hiệu quả? Điều này đã được ông Lê Phương, Chuyên gia chuyển đổi số FSI bật mí tại DX Summit 2021. Theo đó, cái tên mà chuyên gia nhắc đến là Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE. Ông Phương cho biết: "Chú trọng vào sự tinh gọn để tất cả nhân sự có thể dễ dàng sử dụng và đáp ứng triển khai nhanh trong trước yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo bài toán quản trị, WEONE với 3 phân hệ chính: Quản lý quy trình thủ tục - Quản lý công việc - Quản kho tài liệu, hệ thống sẽ hỗ trợ nhà quản lý giải quyết nỗi lo lắng về việc tối ưu hóa vận hành khi làm việc từ xa".

WEONE - Quản lý và điều hành công việc không giới hạn khoảng cách

Với ưu điểm nổi bật là số hóa và quản lý tất cả quy trình thủ tục của doanh nghiệp trên môi trường internet trong một hệ thống duy nhất, đồng thời, tích hợp chữ ký số nội bộ, WEONE giúp giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công trong xử lý quy trình thủ tục như việc trình ký, in ấn, chuyển phát giấy tờ thông thường... mà không lo những trở ngại về mặt địa lý.

Cạnh đó, WEONE đơn giản hóa quá trình phối hợp công việc giữa các cá nhân và phòng ban nhờ số hóa chức năng, nhiệm vụ của mỗi nhân sự trong quy trình làm việc. Các công việc sẽ được tự động chuyển tiếp và thông báo đến các nhân sự liên quan mà không cần tốn thời gian, công sức tìm xem ai làm gì, ở đâu để chuyển tiếp.

WEONE cho phép đặt điều kiện xử lý, phê duyệt tự động tại mỗi bước. Điều này giúp các nhà quản lý doanh nghiệp SMEs tiết kiệm thời gian phê duyệt, nhân viên tiết kiệm thời gian chờ phản hồi, từ đó tăng tốc độ phối hợp xử lý công việc.

Để giải quyết bài toán quản lý hiệu suất khi làm việc từ xa, WEONE tích hợp tính năng quản lý công việc với nhiều ưu điểm nổi bật. WEONE hỗ trợ lập kế hoạch, phân chia công việc đồng đều cho tất cả thành viên trong nhóm. Mỗi công việc được giao, hệ thống sẽ gửi thông báo và cập nhật vào danh sách công việc của cá nhân.

Nhà quản lý và nhân sự có thể nắm bắt, theo dõi tiến độ công việc được giao trực quan dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau kanban, bảng biểu, lịch, gantt. Đồng thời trao đổi cũng như cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng, dễ dàng ngay trên một màn hình.

Tất cả công việc được giao trên WEONE đều được lưu trữ và đánh giá cụ thể ngay trên hệ thống. Thông qua các báo cáo, cảnh báo công việc tự động 24/7 giúp  nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ liên tục, đánh giá hiệu quả làm việc khách quan và xử lý điểm nóng nhanh chóng.

Bên cạnh đó, WEONE tạo kho tài liệu lưu trữ trực tuyến, tập trung dữ liệu trên 1 hệ thống duy nhất, cùng cơ chế phân quyền chi tiết, bảo mật cao và tìm kiếm tài liệu thông minh theo từ khóa giúp nhân sự có thể dễ dàng truy cập và khai thác sử dụng thông tin tài liệu không giới hạn không gian, thời gian.

Thực tế qua 2 mùa dịch dãn cách, FSI đã triển khai và áp dụng thành công WEONE vào doanh nghiệp. Do đó dù làm việc online, hằng ngày, lãnh đạo vẫn có thể kiểm soát được tình hình làm việc và kết quả công việc của mỗi cán bộ nhân viên. Các quy trình làm việc vẫn liên thông xuyên suốt giúp cho hiệu quả công việc của FSI không bị ảnh hưởng, gián đoạn.