Trước đây, một tấm bằng đại học của Việt Nam muốn được cơ quan, tổ chức nước ngoài công nhận thường phải trải qua nhiều bước xác nhận. Sau khi được chứng nhận tại Việt Nam, giấy tờ tiếp tục phải thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện của nước nơi giấy tờ được sử dụng. Chiều ngược lại cũng tương tự.

Công ước Apostille thay thế cơ chế xác nhận qua nhiều khâu bằng một cơ chế thống nhất. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập cấp một chứng nhận Apostille duy nhất, qua đó giấy tờ có thể được sử dụng tại các quốc gia thành viên mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Việt Nam trở thành thành viên mới của Công ước sau khi hoàn tất quy trình gia nhập và được các quốc gia thành viên thông báo không phản đối trong thời hạn quy định.

Thời hạn này kết thúc vào tháng 7/2026 với sự chấp thuận của đa số quốc gia thành viên, trong đó có nhiều đối tác có lượng giấy tờ qua lại lớn với Việt Nam như: Hàn Quốc, Nhật Bản, Hoa Kỳ và Trung Quốc.

Khi Công ước được áp dụng, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ không phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước do các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam cấp.

Điều này đồng nghĩa một khâu thủ tục, một khoản phí và một lần kiểm tra có thể được cắt giảm.

Tuy nhiên, việc Việt Nam áp dụng Công ước không đồng nghĩa mọi giấy tờ của người Việt Nam khi sử dụng ở nước ngoài đương nhiên được miễn thủ tục tương ứng.

Việc áp dụng phải dựa trên quan hệ giữa Việt Nam và từng quốc gia thành viên theo quy định của Công ước.

Đây cũng là một ví dụ về việc chuyển hóa cam kết hội nhập quốc tế thành những thay đổi cụ thể trong pháp luật và thực tiễn, phù hợp yêu cầu được đặt ra tại Nghị quyết số 59-NQ/TW của Bộ Chính trị về hội nhập quốc tế trong tình hình mới.

Theo số liệu ước tính, mỗi năm có gần 700.000 lượt giấy tờ công được trao đổi giữa Việt Nam và nước ngoài. Nhóm hưởng lợi trực tiếp là những người thường xuyên phải thực hiện thủ tục đối với giấy tờ công ở nước ngoài, như du học sinh, người lao động, người Việt Nam ở nước ngoài và người kết hôn có yếu tố nước ngoài.

Đối với doanh nghiệp, việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ có thể góp phần đẩy nhanh tiến độ triển khai dự án, ký kết và thực hiện hợp đồng.

Tháng 12/2025, Chính phủ đồng ý việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille tại Nghị quyết số 407/NQ-CP và Việt Nam nộp văn kiện gia nhập ngay trong tháng.

Nghị định hướng dẫn thi hành được xây dựng để có hiệu lực cùng thời điểm Công ước có hiệu lực tại Việt Nam, nhằm bảo đảm sự đồng bộ giữa cam kết quốc tế và pháp luật trong nước.

Cơ chế Apostille được triển khai trên nền tảng dữ liệu sẵn có với hơn 200.000 mẫu chữ ký và hơn 118.000 con dấu, không thành lập thêm tổ chức, không tăng biên chế.

Bộ Ngoại giao đã hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương, cơ quan đại diện và tổ chức hội nghị phổ biến ngày 10/9 với hơn 450 đại biểu tham dự. Tính đến ngày 15/9/2026, Cơ quan cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam đã tiếp nhận 620 hồ sơ và cấp 4.517 chứng nhận Apostille.

Cùng với việc từng bước triển khai chứng nhận Apostille điện tử và phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận cho địa phương, cơ chế mới được kỳ vọng tiếp tục đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian xử lý và giảm chi phí cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Apostille không chỉ rút ngắn một thủ tục hành chính. Quan trọng hơn, cơ chế này cụ thể hóa một cam kết hội nhập quốc tế, giúp giấy tờ công của người dân và doanh nghiệp được sử dụng thuận lợi hơn tại các quốc gia thành viên.