Mệnh lệnh 100 ngày và nỗi lo “tờ giấy trắng”

Ông Hàn Việt Anh, Phó giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hóa, vẫn nhớ như in con số 237.000. Đó là số thửa đất cần làm sạch tại khu vực Triệu Sơn, nơi ông từng làm Giám đốc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai. Khối lượng này chiếm gần 1/4 chỉ tiêu toàn tỉnh, trong khi lúc bắt đầu, Triệu Sơn mới hoàn thành khoảng 5.000 thửa. “Thực sự lúc đó áp lực rất lớn. Nhìn vào khối lượng công việc còn đống chất mà số lượng làm xong chỉ như muối bỏ bể. Nhiệm vụ tưởng chừng bất khả thi!”, ông Việt Anh nhớ lại.

Toàn tỉnh khi ấy mới làm sạch hơn 30.000 thửa đất, xếp thứ 31/34 tỉnh, thành phố. Trong khi đó, nhiệm vụ đặt ra là hoàn thiện 600.000 thửa đạt tiêu chí “đúng - đủ - sạch - sống” trong 100 ngày.

“Toàn tỉnh lúc đó gần như một tờ giấy trắng đúng nghĩa, không biết hoàn thành bằng cách nào!”, ông Việt Anh nhớ lại.

Khó khăn không chỉ nằm ở số lượng. Hồ sơ địa chính được lập qua nhiều thời kỳ, có nơi lưu trữ từ những năm 1993-1994. Mỗi thửa đất gắn với thông tin chủ sử dụng, diện tích, vị trí, lịch sử chuyển nhượng, thế chấp. Hồ sơ thiếu ảnh quét, sai số căn cước công dân hoặc không khớp bản đồ ranh giới đều phải rà soát, chỉnh sửa.

Đặc biệt, dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn, cách ghi chép và lưu trữ không thống nhất. Có những hồ sơ phải đối chiếu nhiều lần giữa giấy chứng nhận, bản đồ địa chính và thông tin người sử dụng đất mới xác định được sai sót. Điều đó khiến việc làm sạch dữ liệu không đơn thuần là nhập thông tin lên máy tính.

Trước áp lực ấy, Tỉnh ủy và UBND tỉnh tăng cường chỉ đạo, triển khai Kế hoạch số 101/KH-UBND theo nguyên tắc “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ thời gian, rõ sản phẩm. Hằng tuần, lãnh đạo tỉnh họp trực tuyến với 166 xã, phường để giao chỉ tiêu, tháo gỡ vướng mắc.

Tuy nhiên, nếu tiếp tục xử lý thủ công, khối lượng hồ sơ khổng lồ khó có thể hoàn thành đúng tiến độ. Công nghệ trở thành lời giải quan trọng.

“May đo” công cụ, gỡ từng nút thắt dữ liệu

Ông Lê Mạnh Toàn, Phó giám đốc Trung tâm Giải pháp VNPT Thanh Hóa cho biết, điểm nghẽn lớn nhất ban đầu là quy trình xử lý dữ liệu đầu vào.

Cán bộ địa chính phải thu thập từng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhập thông tin thủ công vào Excel rồi chuyển lên hệ thống để đồng bộ với phần mềm VNPT iLIS. Với hơn 1,1 triệu thửa đất, chỉ một lỗi tên địa danh, dấu phẩy hoặc định dạng ngày tháng cũng có thể khiến hệ thống báo lỗi.

“Cứ sai một phát là lại mất công rà soát từ đầu. Nhập thủ công không có định dạng chuẩn trước nên anh em làm rất vất vả, rà đi rà lại cực kỳ tốn thời gian!”, ông Toàn kể.

Để khắc phục, đội ngũ kỹ sư VNPT Thanh Hóa xây dựng bộ 13 phần mềm và công cụ phụ trợ chuyên biệt. Hai giải pháp chủ chốt là công cụ chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và hệ thống Dashboard theo dõi, điều hành.

Công cụ chuẩn hóa kiểm tra các trường thông tin ngay khi cán bộ nhập liệu, giúp phát hiện sai sót sớm. Thay vì chờ đến khi dữ liệu được chuyển lên hệ thống mới phát hiện lỗi, cán bộ có thể chỉnh sửa ngay trong quá trình nhập, hạn chế việc phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ.

Trong khi đó, Dashboard hoạt động như một màn hình điều hành tổng thể, cập nhật tiến độ xử lý dữ liệu. Lãnh đạo có thể theo dõi địa phương nào hoàn thành tốt, nơi nào còn vướng mắc để kịp thời chỉ đạo, điều phối nhân lực và hỗ trợ kỹ thuật.

“Lãnh đạo nhìn thấy, cán bộ nhìn thấy, không ai giấu được báo cáo hay né tránh trách nhiệm. Chính sự minh bạch đó đã tạo ra luồng sinh khí thi đua mạnh mẽ giữa các địa phương”, ông Toàn chia sẻ.

Cùng với phần mềm, VNPT Thanh Hóa tổ chức các nhóm kỹ thuật hỗ trợ 24/7 cho 166 xã, phường và 26 chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai. Nhiều đêm, cán bộ địa chính và kỹ sư làm việc đến 2-3 giờ sáng để rà soát lỗi, đồng bộ dữ liệu.

Việc hỗ trợ không chỉ dừng ở xử lý sự cố phần mềm mà còn hướng dẫn cán bộ sử dụng công cụ, chuẩn hóa thao tác nhập liệu và phân loại những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Nhờ đó, quy trình xử lý từng bước được thống nhất, giảm tình trạng mỗi địa phương thực hiện theo một cách khác nhau.

Khi phần mềm biết “chỉ mặt” lỗi sai

Tại Văn phòng Đăng ký đất đai Hoằng Hóa, chuyên viên Lê Hữu Thượng là người trực tiếp vật lộn với khối dữ liệu khổng lồ.

Anh Thượng kể, trước đây việc sai sót chính tả hay nhập trùng hồ sơ xảy ra liên miên. Do cách thu thập chưa chặt chẽ, nhiều trường hợp một thửa đất nhưng cả bố và con cùng mang sổ đỏ đi kê khai ở những thời điểm khác nhau.

“Có những thửa đất bị người dân đăng ký trùng lặp, cán bộ nhập đè lên tới 3 đến 4 lần mà không hề hay biết!”, anh Thượng nhớ lại.

Giữa hàng chục ngàn hồ sơ, việc tự tìm thửa bị trùng hay thiếu thông tin chẳng khác nào mò kim đáy bể. Nhưng từ khi VNPT đưa vào sử dụng thuật toán lọc thông minh, cục diện thay đổi hẳn.

Nếu một thửa đất đã tồn tại trên phần mềm, hệ thống sẽ cảnh báo trùng lặp. Đặc biệt, phần mềm cho phép phân loại hồ sơ theo từng “nút thắt”: thửa nào thiếu dữ liệu không gian, thửa nào thiếu ảnh quét, thửa nào chưa đối soát được với dữ liệu dân cư. Cán bộ không còn phải làm việc tràn lan.

Những thửa đất chỉ thiếu một thuộc tính được ưu tiên xử lý trước để đưa lên Nhóm 1 (đúng - đủ - sạch - sống). Hồ sơ phức tạp hơn được tập hợp xử lý sau. “Bây giờ phần mềm chỉ rõ sai ở đâu, thiếu cái gì. Anh em cứ thế theo định hướng mà làm, nhanh và chính xác hơn rất nhiều!”, anh Thượng phấn khởi. Nhờ đó, tỷ lệ làm sạch dữ liệu ở nhóm xã anh phụ trách đã đạt bình quân trên 95%.

Tất nhiên, công nghệ dù thông minh cũng phải đối mặt với khó khăn thực tế.

Tại xã Hoằng Giang cũ, cán bộ vẫn phải vật lộn với những tấm bản đồ giấy ố vàng từ năm 1996, vừa giải quyết thủ tục hành chính thường nhật, vừa đo đạc, xác minh lại ranh giới từng thửa đất.

Nhiều tuần liền, cán bộ làm việc đến 10-11 giờ đêm, ăn vội bát mì tôm ngay trên bàn chất đầy hồ sơ. “Nói thật lòng, nếu không có các tool công cụ tự động và sự hỗ trợ sát sao của VNPT, thì dù có cho thêm 3 năm nữa anh em chúng em cũng chịu chết, không thể nào hoàn thành nổi!”, anh Thượng bộc bạch.

Bứt tốc về đích và những nhiệm vụ mới

Sự quyết liệt của chính quyền kết hợp với trợ lực từ công nghệ đã tạo nên bước chuyển mạnh mẽ trong chiến dịch làm sạch dữ liệu đất đai tại Thanh Hóa.

Theo Sở Nông nghiệp và Môi trường Thanh Hóa, đến ngày 1/7/2026, số thửa đất có cơ sở dữ liệu bảo đảm tiêu chí “đúng - đủ - sạch - sống” trên VNPT iLIS đạt 1.244.500 thửa, tương đương 111% chỉ tiêu Trung ương giao, vượt kế hoạch 123.056 thửa.

Trên hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia VNLIS, Thanh Hóa tăng 20 bậc, từ vị trí 33/34 lên 13/34 tỉnh, thành phố. Đến ngày 30/9/2026, số thửa đạt chuẩn trên VNPT iLIS tiếp tục tăng lên 1.445.665, tỷ lệ đồng bộ lên hệ thống quốc gia đạt 98,3%.

Từ hơn 30.000 thửa ban đầu đến hơn 1,4 triệu thửa đạt chuẩn là bước tiến lớn trong xây dựng hạ tầng dữ liệu đất đai của tỉnh. Kết quả này không chỉ phản ánh tốc độ xử lý hồ sơ mà còn cho thấy hiệu quả của việc kết hợp chỉ đạo hành chính với các công cụ công nghệ phù hợp. Đặc biệt, Thanh Hóa còn phối hợp với C06 (Bộ Công an) và VNPT triển khai tích hợp thông tin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên VNeID, tái cấu trúc 22 bộ thủ tục hành chính đất đai.

Theo thông tin từ đơn vị triển khai, người dân có thể đăng nhập VNeID, nhập mã giấy chứng nhận để tự động điền một số thông tin vào tờ khai, giảm số lần đi lại từ ba xuống một. Đây là một trong những kết quả cụ thể của việc khai thác dữ liệu số để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Tuy nhiên, chặng đường phía trước vẫn còn nhiều khó khăn. Đến năm 2027, địa phương còn khoảng 1,5 triệu thửa cần tiếp tục làm sạch, chủ yếu là những hồ sơ phức tạp như đất chưa cấp đổi giấy chứng nhận, đất tranh chấp hoặc thất lạc giấy tờ.

Thử thách đặt ra cho VNPT và các cơ quan chức năng là tiếp tục nâng cấp phần mềm, duy trì hạ tầng và cập nhật biến động thường xuyên, để dữ liệu không chỉ “sạch” mà còn “sống”.

Bởi nếu dữ liệu sau khi chuẩn hóa không được cập nhật kịp thời, những sai lệch mới có thể tiếp tục phát sinh. Việc duy trì chất lượng dữ liệu vì thế là nhiệm vụ lâu dài, đòi hỏi sự phối hợp thường xuyên giữa cơ quan quản lý đất đai, chính quyền cơ sở và đơn vị công nghệ.

Hành trình số hóa dữ liệu đất đai Thanh Hóa cho thấy, quyết tâm của chính quyền, công cụ phù hợp và sự bền bỉ của cán bộ là yếu tố then chốt để chuẩn hóa dữ liệu, rút ngắn thủ tục hành chính, phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn.