Theo IDC, mỗi năm các công ty phải dành 3% tổng chi phí cho các văn bản, giấy tờ. Tuy nhiên, 50% số văn bản đó không bao giờ được tìm thấy và sử dụng. Mỗi ngày, nhân viên văn phòng lãng phí 20% thời gian chỉ để đi tìm văn bản. Hàng tháng mỗi công ty phải chi 20 USD chỉ cho việc xắp xếp văn bản, giấy tờ và mỗi năm trên thế giới , việc truy cập sai phạm dữ liệu thông tin khiến các công ty thất thoát 6,5 tỷ USD. Không những vậy, trường hợp các công ty đầu tư nhiều về máy móc, phần mềm tuy nhiên hiệu quả đem lại không cao trở nên vô cùng phổ biến.

Ông Nguyễn Nhân, Tổng giám đốc CTCP Siêu Thanh Hà Nội cho biết, có nhiều doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước trăn trở tại sao số lượng văn bản in ra hàng ngày rất lớn nhưng số lượng bản in được tìm thấy và sử dụng không nhiều, những bản in kia là gì, ai là người in và chúng được in ra khi nào... doanh nghiệp, tổ chức phải chi một số tiền lớn để đầu tư thiết bị in ấn hiện đại và rất khó để quản lý hiệu quả, theo dõi khoa học hệ thống bản in này. Đó là lý do mà Siêu Thanh muốn cùng hãng Kyocera đưa giải pháp Kyocera MDS đến Việt Nam để quản lý việc in ấn, tài liệu văn bản của khác hàng đơn giản nhưng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Giải pháp MDS của Kyocera là dịch vụ tổng thể nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc trong văn phòng.

Kyocera MDS với phần mềm xương sống là Kyocera Net Management (KNM) sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý toàn bộ số lượng, nội dung văn bản in ra, thời gian in, số lượng, nội sung bản in, phân quyền sử dụng máy, kết nối thông tin giữa các máy với nhau, hạn chế thời gian lãng phí khi máy hỏng hóc, hết mực…

Phần mềm này còn giúp người sử dụng scan văn bản vào database và dễ tìm kiếm, giúp mềm chấm điểm dành cho các tổ chức giáo dục...

Tóm lại, Kyocera MDS giúp các tổ chức, doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư ban đầu, tăng năng suất lao động, hợp lý hóa quy trình làm việc, tối ưu hóa năng suất, sản lượng của hệ thống thiết bị, quản lý tài liệu, giảm chi phí bản in và giải quyết hàng loạt các vấn đề về bảo mật, lưu trữ...mà hầu hết các công ty, tổ chức đang phải đối mặt.