Phó Chủ tịch Thường trực UBND TP. Hà Nội Dương Đức Tuấn vừa ký ban hành Kế hoạch số 376/KH-UBND về triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

Mục tiêu của Kế hoạch nhằm tổ chức triển khai đồng bộ, hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 76/QĐ-TTg; bảo đảm an toàn, toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin và khả năng sử dụng lâu dài đối với tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng.

Cùng với đó, rà soát, thống kê, xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Thành phố; lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo quy định.

Tổ chức số hóa, tạo lập dữ liệu chủ; phối hợp kiểm tra chất lượng, bàn giao sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ để tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng. Kế thừa kết quả chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã thực hiện; sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và nguồn lực hiện có; tránh đầu tư trùng lặp, lãng phí.

Đối tượng thực hiện gồm tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu: nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin; tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu: công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Trong giai đoạn 2026-2027, Thành phố sẽ tổ chức tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg và Kế hoạch của UBND Thành phố; rà soát hiện trạng tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Thành phố; rà soát kết quả chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu đã thực hiện để xác định khối lượng được kế thừa và khối lượng cần tiếp tục thực hiện; hoàn thành việc rà soát, thống kê, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo mẫu hướng dẫn của Bộ Nội vụ; gửi Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) xem xét, tổng hợp.

Giai đoạn 2026 - 2033, tổ chức số hóa tài liệu thuộc Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng; tạo lập đầy đủ dữ liệu chủ; phối hợp kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa trước khi bàn giao.

Giai đoạn 2027 - 2033, định kỳ, ngày 15/12 hằng năm bàn giao sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa cho Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định.

Giai đoạn 2034 - 2035, tiếp tục quản lý, bảo quản an toàn tài liệu, dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; rà soát, đánh giá kết quả thực hiện; thực hiện các nhiệm vụ theo Quyết định số 76/QĐ-TTg và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; tổng hợp, phục vụ sơ kết, tổng kết theo yêu cầu.

Về nhiệm vụ và giải pháp, Thành phố yêu cầu tổ chức tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg, Kế hoạch của UBND Thành phố và các quy định có liên quan thông qua Trang thông tin điện tử, hội nghị, tập huấn hoặc các hình thức phù hợp.

Đồng thời, rà soát, đánh giá hiện trạng tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử Thành phố; xác định tài liệu thuộc diện lưu trữ dự phòng; lựa chọn tài liệu theo hồ sơ, không lựa chọn từng tài liệu đơn lẻ; đối chiếu kết quả chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu đã thực hiện; xác định khối lượng được kế thừa và khối lượng cần tiếp tục thực hiện; thống kê, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo mẫu hướng dẫn của Bộ Nội vụ; gửi Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) xem xét, tổng hợp.

Căn cứ Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng và kết quả rà soát khối lượng đã thực hiện, xác định cụ thể khối lượng tài liệu cần tiếp tục số hóa; bảo đảm tài liệu được chỉnh lý trước khi số hóa; tổ chức số hóa tài liệu bảo đảm chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ theo quy định; tạo lập đầy đủ, chính xác dữ liệu chủ của tài liệu số hóa;

Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong quá trình số hóa, quản lý và lưu trữ dữ liệu; phối hợp với Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ trước khi bàn giao.

Chuẩn bị đầy đủ sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ đủ điều kiện bàn giao; phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kiểm tra, đối chiếu sản phẩm trước khi bàn giao; thực hiện bàn giao theo từng phông, công trình, sưu tập lưu trữ; phương thức và yêu cầu kỹ thuật bàn giao thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; lập, quản lý hồ sơ, biên bản bàn giao theo quy định.

Rà soát, xác định nhu cầu kinh phí, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, thiết bị và các điều kiện cần thiết trên cơ sở khối lượng tài liệu thuộc diện lưu trữ dự phòng và kết quả đã thực hiện; ưu tiên sử dụng, kế thừa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị và kết quả đầu tư hiện có; lồng ghép với các chương trình, dự án, đề án, nhiệm vụ có liên quan, tránh đầu tư trùng lặp; việc đầu tư, mua sắm, thuê dịch vụ và sử dụng ngân sách thực hiện theo quy định của pháp luật.