Chiều 20/4/2024, Tạp chí Kinh tế Việt Nam kết hợp với Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo Tran&Tran Việt Nam, đơn vị sáng lập tủ sách Englighten Books, tổ chức tọa đàm và giao lưu kết nối: “Thời đại mới của nghề trợ lý”. 

Người trợ lý cần linh hoạt như nước

Tọa đàm tổ chức nhân dịp kỷ niệm Administrative Professionals Week 2024 - Tuần lễ của người làm Hành chính 2024, nhằm vinh danh vai trò của những người đang nắm giữ công việc hành chính, trợ lý; đồng thời thảo luận về thực trạng ngành này hiện nay tại Việt Nam và cùng đưa ra những gợi ý, tư vấn mang yếu tố thời đại và có tính cập nhật, đổi mới.

Tọa đàm “Thời đại mới của nghề trợ lý” có sự tham gia của các diễn giả: PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam; bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll; ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific).

Khảo sát thực tế thị trường việc làm hiện nay, không thể phủ nhận rằng công việc trợ lý hoặc thư ký, đặc biệt là trợ lý hoặc thư ký cho những chức vụ cao cấp trong các công ty luôn thuộc nhóm việc được trả lương hấp dẫn, thu hút nhiều bạn trẻ.

Chia sẻ về vai trò của người trợ lý giám đốc, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam cho biết: Làm việc dưới quyền giám đốc hoặc chủ tịch tập đoàn, trợ giúp xây dựng và triển khai các mục tiêu chiến lược, những nhân sự trợ lý hoặc thư ký này chịu trách nhiệm giám sát và điều phối quá trình thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phòng ban cụ thể trong doanh nghiệp.

“Trong công việc của mình, người trợ lý còn kết nối mọi người và hỗ trợ vận hành thông qua việc sắp xếp, báo cáo, tham mưu, thậm chí là hoạch định và đóng góp vào các quyết sách, chiến lược của doanh nghiệp. Do đó, có thể coi công việc của người trợ lý đã trở thành “mạch máu” của mỗi công ty, doanh nghiệp, tổ chức; giúp lãnh đạo doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tập trung đem lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp”, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang nói. 

Cũng theo PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, một trợ lý giỏi cần sắp xếp được các công việc mà người giám đốc không phải lo lắng. Tức là phải tạo được sự tin tưởng của giám đốc và có thể giúp giám đốc điều phối các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng hạn. 

Từng có nhiều năm giảng dạy ở trường đại học, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang cho biết, đã từng chứng kiến những bạn trẻ là sinh viên có thiên hướng, thậm chí có kế hoạch để trở thành trợ lý. Vì họ có người quen hoặc người nhà là trợ lý nên thấy rằng, trợ lý giám đốc được đi dự những bữa tiệc sang trọng, được gặp gỡ những người nổi tiếng, được học hỏi nhiều điều... Hay các bạn trẻ làm việc trong các doanh nghiệp, khi đã có kỹ năng, trải nghiệm, họ thấy nghề trợ lý có con đường phát triển sự nghiệp nhanh hơn, do có cơ hội tiếp xúc với nhiều chuyên gia, lãnh đạo có thể giúp họ xử lý các vấn đề quan trọng; và có sự tiến thân trong sự nghiệp rất tốt.

“Mỗi người có cách tiếp cận với nghề khác nhau, nhưng theo tôi, điều quan trọng là nghề trợ lý cần có đam mê, vì công việc này rất vất vả”, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang nhận định. 

Với kinh nghiệm thực tế hàng chục năm làm tuyển dụng nhân sự, bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll cho biết, trong quá trình tuyển dụng nhân sự đã gặp nhiều ứng viên nhầm lẫn giữa tính chất của 3 công việc: hành chính, thư ký và trợ lý. Thực tế, hành chính là vị trí riêng làm công việc văn phòng như lo giấy, mực in, thuê văn phòng và các công việc liên quan đến hành chính. Nghề thư ký thì đa phần bên cạnh công việc chuyên môn còn phải hỗ cả những công việc cá nhân của quản lý của mình. Còn trợ lý thường có hàm lượng chuyên môn rất cao. Nhà tuyển dụng thường yêu cầu cao về chuyên môn nhất định như tài chính, kế toán, nhân sự hay pháp chế,… người trợ lý cần giỏi lĩnh vực chuyên môn phụ trách và cả một số mảng khác nữa. 

“Ở tổ chức, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường thì một nhân sự phải kiêm nhiệm nhiều vị trí nên đôi khi còn bị nhầm lẫn”, bà Đàm Thị Thu Trang chia sẻ.

Chia sẻ về những phẩm chất, kỹ năng một người trợ lý cần có, bằng kinh nghiệm 10 năm làm trợ lý, ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific) cho biết: Một người trợ lý cần có tất cả các kỹ năng của một nhân viên văn phòng. Đây là kỹ năng cơ bản. Cùng với đó, kỹ năng đặc biệt quan trọng của người trợ lý là phải xây dựng được sự tin cậy đối với nhà quản lý. Kỹ năng này cần được rèn luyện và tôi luyện mỗi ngày. Bên cạnh đó, trợ lý cần linh hoạt thích nghi để thích ứng với những môi trường, biến động khác nhau, các tổ chức, doanh nghiệp khác nhau trong bối cảnh kinh tế thay đổi liên tục.

“Người trợ lý cần linh hoạt như nước để thích ứng với các bối cảnh khác nhau”, ThS. Trần Thị Thu Hương nhấn mạnh. 

Nghề trợ lý có nhiều cơ hội thăng tiến, được hưởng nhiều phúc lợi đặc biệt

Cho biết hiện nay có nhiều cấp bậc trợ lý như trợ lý hành chính, trợ lý điều hành, trợ lý cấp cao, nhưng theo PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, về góc độ đào tạo, hiện ở Việt Nam mới chỉ có những khoa đào tạo trợ lý hành chính ở Học viện Hành chính Quốc gia hay Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn dạy. Còn trợ lý điều hành, trợ lý cấp cao thì chưa có. "Do đó, những vị trí trợ lý này đòi hỏi sự nghiêm túc với nghề và khả năng tự học hỏi liên tục, thường xuyên về chuyên môn sâu và cả các kỹ năng bổ trợ khác nữa. Và đặc biệt là phải có thời gian trải nghiệm thực tế hay kinh nghiệm mới có thể trở thành trợ lý điều hành, trợ lý cấp cao", PGS-TS. Đào Thị Thu Giang nhấn mạnh. 

Chia sẻ về cơ hội thăng tiến trong nghề trợ lý, bà Đàm Thị Thu Trang khẳng định, trợ lý là công việc có nhiều cơ hội thăng tiến. Chẳng hạn từ trợ lý hành chính, lên trợ lý điều hành cho các giám đốc, tổng giám đốc; rồi trợ lý Chủ tịch HĐQT. Vị trí càng cao đòi hỏi nhiều kỹ năng càng nhiều.

"Ngoài thăng tiến theo các nấc thang trong chính vị trí trợ lý, những trợ lý cấp cao hoàn toàn có thể trở thành quản lý của tổ chức, doanh nghiệp", CEO TalentsAll nói và dẫn chứng: “Tôi có một người bạn là trợ lý cấp cao, qua quá trình tích luỹ chuyên môn ở lĩnh vực chính là nhân sự, đã phát triển bản thân và nắm chắc cả mảng marketing và hành chính nên đã được bổ nhiệm làm Tổng giám đốc của một công ty thành viên của Tập đoàn. Nghề trợ lý luôn sát sườn với những lãnh đạo cấp cao nhất, giỏi nhất của tổ chức, đơn vị nên khi chứng tỏ được năng lực bản thân thì cơ hội phát triển rất rộng mở”. 

Liên quan đến những đãi ngộ, phúc lợi đặc biệt dành cho trợ lý cấp cao, bà Đàm Thị Thu Trang cho biết, một trợ lý có thể được đãi ngộ phúc lợi về tài chính có thể quy đổi được ra tiền và phúc lợi phi tài chính. Phúc lợi tài chính đa dạng, muôn màu giữa các công ty trong nước và nước ngoài, giữa đơn vị sản xuất hay phin sản xuất hoặc công nghệ. Và ngay cả cùng một lĩnh vực thì các doanh nghiệp khác nhau lại có đãi ngộ rất khác, tuỳ theo thoả thuận. Mặt khác, vì vị trí trợ lý là cánh tay phải của quản lý cấp cao nên những phúc lợi phi tài chính rất nhiều như: được tham gia các khóa đào tạo chuyên môn, các chương trình ươm mầm tài năng để sau này trở thành nhân sự chủ chốt, phúc lợi về bảo hiểm, phát triển mối quan hệ với quản lý cấp cao,… Đây là những quyền lợi, phúc lợi không phải vị trí nào cũng có được. 

Là thành viên người Việt đầu tiên và duy nhất tại tổ chức World Administrators Alliance (Liên minh Hành chính viên thế giới) và hiện đang tham gia nhóm đặc trách phát triển phiên bản cập nhật mới nhất của “Ma trận kỹ năng toàn cầu” - bộ khung kỹ năng và lộ trình phát triển sự nghiệp dành cho chuyên viên hành chính toàn cầu, ThS. Trần Thị Thu Hương cho biết, năm 2021 thế giới đã có nghiên cứu chính thống đầu tiên về lĩnh vực hành chính chia thành 5 mức độ. Với mức độ thứ 4 và thứ 5 thì cơ hội được ươm mầm thành thế hệ lãnh đạo kế cận tiếp theo rất rộng mở. Nhiều trợ lý tài năng ngoài lĩnh vực chuyên môn có thể chuyển sang lĩnh vực khác hoặc tương đương hoặc nắm giữ vị trí cao hơn, thậm trí ra mở doanh nghiệp riêng.