Theo nghị định, 4 loại ngạch công chức được xếp theo vị trí việc làm gồm: chuyên gia cao cấp, chuyên viên cao cấp và tương đương, chuyên viên chính và tương đương, chuyên viên và tương đương; ngoài ra còn xếp ngạch cán sự và nhân viên ở những vị trí phù hợp.

Ngạch chuyên gia cao cấp được áp dụng đối với người được tuyển dụng vào vị trí việc làm chuyên gia cao cấp theo quyết định của cấp có thẩm quyền. 

Nghị định nêu 3 nhóm vị trí được xếp vào ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương. Nhóm thứ nhất gồm người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu Vụ và tương đương; cấp trưởng, cấp phó các tổ chức thuộc Vụ (nếu có) và công chức chuyên môn, nghiệp vụ của Vụ được bố trí vào vị trí việc làm chuyên viên cao cấp và tương đương.

Nhóm thứ hai gồm người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu Cục; cấp trưởng, cấp phó các tổ chức thuộc và trực thuộc Cục; công chức chuyên môn, nghiệp vụ của các tổ chức thuộc Cục có chức năng tham mưu quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực.

Nhóm thứ ba gồm người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu Văn phòng bộ; cấp trưởng, cấp phó các tổ chức thuộc Văn phòng bộ; công chức chuyên môn, nghiệp vụ tại các tổ chức thuộc Văn phòng bộ có chức năng tham mưu, tổng hợp.

Ngạch chuyên viên chính và tương đương được áp dụng với 3 nhóm tương tự nhưng ở mức độ thấp hơn một cấp so với chuyên viên cao cấp. Nhóm này bao gồm cấp phó người đứng đầu Vụ và tương đương; cấp trưởng và cấp phó các tổ chức thuộc Vụ; công chức chuyên môn, nghiệp vụ của Vụ được bố trí vào vị trí chuyên viên chính.

Nhóm thứ hai là cấp phó người đứng đầu Cục; cấp trưởng, cấp phó các tổ chức thuộc và trực thuộc Cục; công chức chuyên môn, nghiệp vụ của Cục.

Nhóm thứ ba gồm cấp phó người đứng đầu Văn phòng bộ; cấp trưởng, cấp phó các tổ chức thuộc Văn phòng bộ; công chức chuyên môn, nghiệp vụ tại Văn phòng bộ.

Cuối cùng, ngạch chuyên viên và tương đương được áp dụng đối với công chức bố trí vào vị trí chuyên viên; ngạch cán sự và tương đương với vị trí cán sự; và ngạch nhân viên đối với vị trí nhân viên. Đây là các nhóm đảm nhiệm phần lớn hoạt động tham mưu, nghiệp vụ và hỗ trợ hành chính tại bộ.

Nghị định 361/2025 đưa ra 4 nguyên tắc khi xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm. Trước hết, công chức được xếp vào vị trí việc làm nào thì ngạch phải tương ứng với vị trí việc làm đó.

Thứ hai, việc xếp ngạch phải căn cứ bản mô tả công việc, khung năng lực và yêu cầu chuyên môn của vị trí việc làm, qua đó bảo đảm tính phân định rõ ràng giữa chức năng tham mưu chiến lược, tham mưu chính sách, tổng hợp và thực thi.

Thứ ba, đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý (không áp dụng với vị trí Thứ trưởng và tương đương), việc xếp ngạch phải đáp ứng yêu cầu của vị trí chuyên môn, nghiệp vụ sử dụng tại cơ quan. Lãnh đạo không đương nhiên được xếp ngạch cao hơn nếu không đáp ứng yêu cầu năng lực chuyên môn tương ứng.

Cuối cùng, việc xếp ngạch công chức theo vị trí việc làm phải tuân thủ tỷ lệ vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nghị định cũng quy định không áp dụng xếp ngạch lãnh đạo đối với trường hợp được giao quyền.