Mỗi năm, các cơ quan nhà nước tại Hà Nội và cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn phát sinh khối lượng rất lớn văn bản trao đổi phục vụ quản lý, sản xuất, kinh doanh và giải quyết thủ tục hành chính. Dù thành phố đã đẩy mạnh chuyển đổi số, một phần đáng kể văn bản vẫn vận hành theo quy trình truyền thống, dựa vào in ấn, ký đóng dấu, chuyển phát, tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ giấy.

Theo thống kê, Hà Nội hiện có khoảng 370.000 doanh nghiệp và hơn 390.000 tổ chức ngoài khu vực doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi ngày, các đơn vị này trao đổi với cơ quan quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực như đầu tư, xây dựng, đất đai, lao động, môi trường, giáo dục, y tế…

Tính chung hằng năm, các cơ quan thuộc thành phố phát hành khoảng 5 triệu văn bản đến tổ chức, doanh nghiệp. Ngược lại, khu vực doanh nghiệp và các tổ chức gửi khoảng 20 triệu văn bản tới cơ quan nhà nước.

Trong tổng khối lượng đó, ước còn khoảng 7 triệu văn bản được xử lý hoàn toàn bằng giấy và chưa sử dụng chữ ký số. Điều này kéo theo nhiều công đoạn thủ công, từ in ấn, ký duyệt, sao lưu, chuyển phát đến tiếp nhận, số hóa và lưu kho...

Theo đánh giá của đơn vị xây dựng đề án, nếu xử lý trên môi trường điện tử, một văn bản thường chỉ cần khoảng 10 - 15 phút để hoàn tất các bước cơ bản.

Với quy trình giấy, thời gian có thể kéo dài 50 - 60 phút do phải thực hiện thêm nhiều khâu trung gian. Với khoảng 7 triệu văn bản giấy mỗi năm, số lượng giấy sử dụng ước lên tới gần 35 triệu trang, nếu tính trung bình mỗi văn bản gồm 5 trang. Đây là khoản chi phí lớn, chưa kể thời gian xử lý của cán bộ, nhân viên doanh nghiệp và chi phí lưu trữ hồ sơ.

Trước yêu cầu giảm giấy tờ, rút ngắn quy trình hành chính, Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đã nghiên cứu, xây dựng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố.

Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản, xác thực bằng chữ ký số, gửi văn bản điện tử trực tiếp tới cơ quan nhà nước và nhận phản hồi trên nền tảng số. Ngược lại, cơ quan quản lý có thể phát hành văn bản, gửi thông báo, trả lời doanh nghiệp thông qua cùng một hệ thống.

Với giả định chi phí giấy in khoảng 500 đồng mỗi trang, phí chuyển phát trung bình 10.000 đồng cho mỗi văn bản, tổng chi phí đang phát sinh từ xử lý văn bản giấy được ước tính khoảng 87,5 tỷ đồng mỗi năm.

Khoản chi này bao gồm phần chi phí từ cả khu vực nhà nước và khu vực doanh nghiệp trong quá trình in ấn, vận chuyển, tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Khi văn bản được gửi, nhận trên môi trường số, phần lớn chi phí này có thể được cắt giảm.

Theo ước tính, thời gian trung bình để xử lý và luân chuyển một văn bản giấy hiện khoảng 4 giờ, bao gồm in ấn, trình ký, đóng dấu, sao lưu, chuyển phát, tiếp nhận và phân loại. Với khối lượng văn bản lớn, tổng thời gian lao động xã hội dành cho các hoạt động này có thể lên tới khoảng 28 triệu giờ mỗi năm.

Hệ thống mới cho phép tổ chức, doanh nghiệp gửi và nhận văn bản 24/7, không phụ thuộc khoảng cách địa lý hay giờ hành chính. Văn bản được ký số, gửi trực tuyến, theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể tra cứu, tìm kiếm, lưu trữ hồ sơ điện tử thay cho phương thức lưu kho giấy truyền thống.

Đối với cơ quan nhà nước, nền tảng này giúp tăng khả năng kiểm soát toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý và phản hồi văn bản. Vòng đời của văn bản được số hóa, từ lúc gửi, tiếp nhận, phân công xử lý đến phản hồi, qua đó hạn chế nguy cơ thất lạc, gửi nhầm địa chỉ hoặc sai sót khi lưu trữ. Hệ thống cũng được thiết kế với các cơ chế xác thực bằng chữ ký số, phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu nhằm bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử. 

Đại diện Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội cho biết, hệ thống được xây dựng theo hướng dùng chung, kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý văn bản của thành phố. Mục tiêu là tạo một kênh giao dịch điện tử thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước, tránh tình trạng mỗi đơn vị sử dụng một phương thức riêng lẻ.

Trong giai đoạn tiếp theo, nền tảng có thể tiếp tục mở rộng kết nối với các hệ thống số khác phục vụ công tác quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ công.