Thời gian qua Tổng cục Hải quan đã tiếp nhận và xử lý một số vướng mắc, vi phạm phát sinh từ việc bảo quản, sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu giao chữ ký số và tài khoản đăng nhập Hệ thống VNACCS cho đại lý làm thủ tục hải quan hoặc các tổ chức, cá nhân khác không phải đại lý làm thủ tục hải quan để thực hiện việc khai báo và truyền tờ khai hải quan. 

Chữ ký số và tài khoản này sau đó đã được sử dụng không đúng mục đích, như: Dùng để khai báo cho các chủ hàng khác hoặc lợi dụng thông tin của chủ hàng để mở tờ khai hải quan. Điều này đã tạo cơ hội cho một số đối tượng lợi dụng để thực hiện các hành vi trục lợi, ẩn chứa nguy cơ cao về buôn lậu, gian lận thương mại.

Trước thực trạng đó, Tổng cục Hải quan khuyến cáo các tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan tới hoạt động xuất nhập khẩu kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, sử dụng chữ ký số, tài khoản đăng nhập hệ thống khai báo hải quan, không giao chữ ký số, tài khoản đăng nhập hệ thống khai báo hải quan của mình cho tổ chức, cá nhân khác. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra vi phạm viên quan tới tờ khai hải quan thực hiện bằng tài, chữ ký số của mình.

Cần cập nhật, sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh lại chính xác các thông tin về tài khoản người sử dụng để khai báo hải quan trên trang thông tin điện tử của cơ quan Hai quan (https://dknsd.customs.gov.vn/Pages/dn.aspx) như tên người sử dụng, số điện thoại, địa chỉ hòm thư điện tử, số CMND… Không đặt mật khẩu tài khoản đăng nhập dễ đoán, dễ rò như trùng với tên đăng nhập, mã số thuế, số điện thoại. Định kỳ thay đổi mật khẩu tài khoản đăng nhập và kiểm tra lịch sử sử dụng tài khoản.

Bên cạnh đó, cần có quy chế quản lý hoạt động nội bộ, quản lý nhân viên phù hợp, quy định cụ thể trách nhiệm liên quan, không để xảy ra việc nhân viên tự ý sử dụng chữ ký số, con dấu, tài khoản khai báo hải quan, thông tin của doanh nghiệp để các đối tượng khác có cơ hội lợi dụng. Trường hợp phát hiện chữ ký số, tài khoản đăng nhập hoặc thông tin của doanh nghiệp mình bị lợi dụng để khai báo hải quan thì kịp thời thông báo, cung cấp thông tin cho cơ quan Hải quan để có biện pháp ngăn chặn, điều tra.

Trường hợp không trực tiếp thực hiện thủ tục hải quan, các doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của đại lý làm thủ tục hải quan (là đơn vị đã đáp ứng các điều kiện về chuyên môn nghiệp vụ, cơ sở vật chất và chịu sự quản lý của cơ quan Hải quan) thông qua hợp đồng đại lý. Các doanh nghiệp có thể tra cứu danh sách đại lý làm thủ tục hải quan trên trang thông tin điện tử của cơ quan Hải quan.

Tổng cục Hải quan lưu ý doanh nghiệp không sử dụng dịch vụ của các tổ chức, cá nhân không có chức năng làm đại lý thủ tục hải quan. Khi thực hiện thủ tục hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan, các doanh nghiệp là chủ hàng yêu cầu đại lý làm thủ tục hải quan sử dụng chữ ký số, con dấu của đại lý để thực hiện thủ tục hải quan theo hợp đồng đại lý đã thoản thuận, ký kết.

Đồng thời, đảm bảo việc cấp phát, sử dụng giấy giới thiệu đúng người, đúng việc, không phát hành tràn lan, đóng dấu khống chứng từ.

Các đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện nghiêm túc việc ký hợp đồng đại lý với khách hàng, khuyến khích các đại lý thay mặt chủ hàng đứng tên trên tờ khai hải quan và các chức từ khác có liên quan theo đúng quy định. Đồng thời cần nâng cao khả năng nhận biết các đối tượng khách hàng, đối tác có dấu hiệu, nguy cơ phát sinh hành vi vi phạm pháp luật về hải quan để tránh rủi ro liên quan.

Cơ quan Hải quan sẽ áp dụng các biện pháp quản lý chặt chẽ đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu để hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật về hải quan khi có thông tin, dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục hải quan thông qua các đối tượng không phải đại lý làm thủ tục hải quan hoặc doanh nghiệp đang giao tài khoản đăng nhập, chữ ký số cho đối tượng khác sử dụng để khai báo hải quan.