Tọa đàm và giao lưu kết nối “Thời đại mới của nghề trợ lý” được tổ chức nhân dịp kỷ niệm Administrative Professionals Week 2024 - Tuần lễ của người làm Hành chính 2024, nhằm vinh danh vai trò của những người đang nắm giữ công việc hành chính, trợ lý; đồng thời thảo luận về thực trạng ngành này hiện nay tại Việt Nam và cùng đưa ra những gợi ý, tư vấn mang yếu tố thời đại và có tính cập nhật, đổi mới.

Chương trình có sự tham gia của các diễn giả: PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam; bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll; ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific).

Trợ lý - Nghề AI không thể thay thế

Trong bối cảnh nền kinh tế biến động hậu Covid-19 và sự phát triển thần tốc của công nghệ, đặc biệt là trí thông minh nhân tạo AI, nghề trợ lý đã có nhiều thay đổi. Từ việc hiểu rõ và nắm vững vai trò, trách nhiệm của mình trong tất cả công việc lớn nhỏ của tổ chức, doanh nghiệp, người trợ lý thời hiện đại cần có tư duy về sự phát triển, xây dựng tầm ảnh hưởng và không ngừng học hỏi, cập nhật các xu hướng mới trong ngành, đặc biệt về khía cạnh công nghệ, đổi mới để khi cần, có thể sẵn sàng tham gia vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, từ hành chính, nhân sự tới các lĩnh vực chuyên môn. 

Hiện tại ở Việt Nam, công việc hành chính, quản trị văn phòng, hỗ trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp chưa được coi là một ngành nghề mà hay được gọi chung là công việc hành chính, nhân sự. Các chức danh công việc vẫn còn bị dùng sai hay mô tả công việc chung chung, không có lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng. Trong khi đó, trên thế giới hiện đã có bộ báo cáo chính thức và chỉ dẫn cụ thể và các thang năng lực của công việc hành chính, gọi là “Global Skill Matrix” (Ma trận kỹ năng toàn cầu). 

Được thông qua và ký kết bởi những người đứng đầu các hiệp hội hành chính tới từ 29 quốc gia, “Ma trận kỹ năng toàn cầu” đã giúp cho bộ phận nhân sự của những công ty lớn nhất thế giới tái cơ cấu các chức năng hành chính. Ma trận này là cách để đo lường hiệu suất công việc, lập kế hoạch kế nhiệm, xây dựng mục tiêu và hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc - KPI cho trợ lý. 

Nếu những người trợ lý hiểu được đúng vai trò và lộ trình phát triển của mình, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn cũng như hỗ trợ các lãnh đạo của mình tối ưu hiệu suất công việc, đóng góp trực tiếp vào sự thành công của doanh nghiệp. 

Ở chiều ngược lại, nếu các thành viên Ban điều hành cấp cao, các Giám đốc, bộ phận HR hiểu đúng về công việc này thì họ cũng sẽ tuyển dụng chính xác hơn, sử dụng tối ưu năng lực của nhân sự và có phương pháp để giữ chân người tài. Trong thời đại mới này, những người làm trong lĩnh vực hành chính cần được coi là những “tài năng” cần tìm kiếm, nuôi dưỡng và phát triển chứ không chỉ dừng lại là “human resources” – nguồn lực con người.

Chia sẻ về sự thay đổi của nghề trợ lý hậu Covid-19, là thành viên người Việt Nam đầu tiên và duy nhất tại tổ chức World Administrators Alliance (Liên minh Hành chính viên thế giới) và hiện đang tham gia nhóm đặc trách phát triển phiên bản cập nhật mới nhất của “Ma trận kỹ năng toàn cầu” - bộ khung kỹ năng và lộ trình phát triển sự nghiệp dành cho chuyên viên hành chính toàn cầu, ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific) cho biết: “Trước đây nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp luôn cần trợ lý có mặt cùng để hỗ trợ giải quyết và kết nối các công việc. Tuy nhiên, sau Covid-19, mô hình hỗn hợp vừa làm việc ở văn phòng và làm việc online phát triển. Cá nhân tôi hoàn toàn làm việc từ xa trên văn phòng trực tuyến”.

Trong bối cảnh nền kinh tế biến động hậu Covid-19 và sự phát triển thần tốc của công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo, nghề trợ lý cũng đã có nhiều thay đổi. Theo Gartner - công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ của Hoa Kỳ, hiện trên thế giới mới chỉ có khoảng 2% công chức văn phòng sử dụng trợ lý ảo, nhưng con số này được dự báo đạt 50% vào năm 2025. 

Còn theo Transparency Market Research, thị trường trợ lý ảo thông minh toàn cầu sẽ đạt 35,1 tỷ USD vào năm 2025, gần 51 tỷ USD vào năm 2030, với mức tăng trưởng kép 33% trong giai đoạn 2020 - 2030, và trở thành “người phụ tá đắc lực” cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Theo diễn đàn kinh tế thế giới, 50% doanh nghiệp đang tăng tốc triển khai tự động hóa, 83% đang mở rộng quy mô cho mô hình làm việc từ xa, và 84% đang thúc đẩy quá trình số hóa… Tuy nhiên, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam cho rằng: “Trợ lý là nghề không thể bị trí thông minh nhân tạo AI thay thế”. 

PGS-TS. Đào Thị Thu Giang phân tích: “AI có thể giúp trợ lý giảm tải một số khâu, một số công việc, giúp họ tiết kiệm thời gian chứ không thể hoàn toàn thay thế nghề trợ lý. Bởi, người trợ lý điều hành giúp việc cho giám đốc cần có phẩm chất trí tuệ cảm xúc. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng. Chẳng hạn, khi xây dựng định hướng, chiến lược, AI có thể tổng hợp dữ liệu, đề xuất phương án nhưng chọn phương án nào thì cần dựa trên tư duy, logic, kinh nghiệm, cảm giác của người trợ lý. Hay nói về sự cộng tác, một trong những tố chất của người trợ lý là kết nối, làm việc nhóm để nắm bắt, tổng hợp thông tin, cảm xúc trước khi đưa ra giải pháp thì AI không thể làm được”. 

Đích đến là một hành trình sự nghiệp hạnh phúc

Hậu đại dịch Covid-19, rất nhiều trong số những trợ lý cấp cao đã thừa nhận rằng kỹ năng kỹ thuật số của họ đã bị tụt hậu, bởi cấp bậc của họ càng cao thì công nghệ dường như càng trở nên thừa thãi. Do đó, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang cho rằng, điều họ cần là bắt kịp tốc độ của thời đại mới, hiểu được tư duy kinh doanh, tư duy quản trị, biết cách xây dựng mô hình tài chính.... để hỗ trợ lãnh đạo của mình tối ưu hiệu suất công việc, đóng góp trực tiếp vào sự thành công của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trợ lý cần có tư duy về sự phát triển, xây dựng tầm ảnh hưởng và không ngừng học hỏi, cập nhật các xu hướng mới trong ngành, đặc biệt về khía cạnh công nghệ, đổi mới để khi cần có thể sẵn sàng tham gia vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp.

Chia sẻ về tương lai của nghề trợ lý, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang cho rằng, nghề trợ lý cần được hiểu và nhìn nhận một cách chuyên nghiệp hơn, không chỉ làm công việc hành chính mà liên quan đến tất cả các lĩnh vực, làm việc gần giống như "một giám đốc mini". Do đó, để vận hành doanh nghiệp, trợ lý cần nắm được hệ thống doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi trợ lý phải luôn luôn cập nhật, thích ứng, học hỏi, nhất là khi chúng ta đang sống trong một thế giới không ngừng biến động và đầy bất ổn như hiện nay.

“Tôi cho rằng, nghề trợ lý điều hành cần được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản hơn”, PGS-TS. Đào Thị Thu Giang nhấn mạnh. 

Hoàn toàn đồng quan điểm với PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, ThS. Trần Thị Thu Hương cho rằng, muốn bứt phá trong tương lai, người trợ lý cần nắm bắt công nghệ để thích ứng với thời đại, với các bối cảnh kinh doanh khác nhau. Đặc biệt, người trợ lý cần thay đổi tư duy, thay vì nghĩ mình làm theo những gì người quản lý giao, thì phải chủ động trở thành đối tác của họ. Phải phát triển các kỹ năng để đóng góp vào thành công của lãnh đạo doanh nghiệp, chủ động học hỏi, cập nhật trên nhiều phương thức khác nhau để bứt phá. Đó cũng là cách người trợ lý phát triển tiềm năng vô hạn của bản thân, và sẵn sàng dấn thân với các cơ hội, cũng như thích ứng với các biến động trong ngành, để biến thách thức thành cơ hội. 

Với kinh nghiệm hàng chục năm làm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự, bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll cũng nhận định, nghề trợ lý không thể bị AI thay thế. “Trợ lý giám đốc là vị trí không thể thiếu đối với một quản lý cấp cao. Thậm chí, có những giám đốc thiếu trợ lý gần như mất phương hướng, công việc trở nên lộn xộn”, bà Đàm Thị Thu Trang dẫn chứng.

Cũng theo CEO TalentsAll, trong bối cảnh cạnh tranh việc làm gay gắt hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn có mức lương hậu hĩnh cho vị trí trợ lý cấp cao. Mặt khác, rất nhiều ứng viên vị trí trợ lý cấp cao cho biết đã không ngừng nâng cấp bản thân, học về công nghệ, các ứng dụng, học kỹ năng phần mền, các công cụ mới về dịch thuật, về pháp chế. Hay ngoài tiếng Anh, họ còn học ngoại ngữ thứ ba như Hàn, Trung, Nhật… để phục vụ nhu cầu công việc.

“Nghề trợ lý muôn hình muôn vẻ, có nhiều hướng đi, nhiều bước đường phát triển khác nhau. Mỗi người có sự lựa chọn khác nhau, nhưng đích đến là một hành trình sự nghiệp hạnh phúc”, bà Đàm Thị Thu Trang chia sẻ.