1. Lên ngân sách thuê văn phòng

Ngân sách sẽ quyết định tất cả những yếu tố liên quan đến việc thuê văn phòng, trang bị nội thất và tiện ích phù hợp cho công ty của bạn. Tùy thuộc vào ngân sách mà bạn lựa chọn văn phòng mặt đất hay văn phòng thuộc các tòa nhà, diện tích lớn hay nhỏ, địa điểm trung tâm hay ngoại thành. Hãy cân nhắc kỹ khoản chi phí này nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian để tìm một văn phòng ưng ý.

Bạn cũng nên xem xét thêm những khoản chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, phí bảo trì, tiền thuê lễ tân và tạp vụ,.... Nhiều người lầm tưởng rằng thuê văn phòng truyền thống giá rẻ hơn vì họ chưa tính đến những chi phí bên ngoài. Vậy nên, với tất cả những tiện ích được tích hợp thì văn phòng chia sẻ hiện đang trở thành một lựa chọn có ưu thế hơn hẳn. Bạn có thể tìm hiểu những hệ thống văn phòng chia sẻ như Rehoboth Việt Nam (nằm tại Tòa nhà Central Field 219 Trung kính) để nhận mức giá cho văn phòng trọn gói với nhiều lợi ích như: sử dụng phòng họp, khu tiếp khách, quầy bar; phòng riêng trang bị sẵn nội thất, internet; lễ tân, tạp vụ,....

2. Xác định địa điểm phù hợp

Địa điểm là một trong những tiêu chí quan trọng khi bạn lựa chọn văn phòng làm việc bởi nó phản ánh một phần về công ty của bạn. Những văn phòng sở hữu vị trí trung tâm thành phố Hà Nội và nằm trong những tòa nhà hiện đại thuộc những con đường trọng điểm, dễ tìm kiếm được đánh giá cao hơn những văn phòng trong các ngõ ngách nhỏ.

Dù bạn là cá nhân kinh doanh, người khởi nghiệp với dự án nhỏ thì địa điểm làm việc và đón tiếp khách hàng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng, đối tác. Điều này càng quan trọng hơn đối với lĩnh vực kinh doanh hàng cao cấp, dịch vụ tư vấn (luật pháp, chiến lược, thương hiệu…) và các công ty hoạt động theo mô hình B2B.

3. Ước tính diện tích văn phòng

Không gian bên trong cần được tính toán cẩn thận cho phù hợp với số người cùng diện tích sắp xếp nội thất, máy móc cần thiết. Đừng cố giảm chi phí bằng cách chọn những văn phòng nhỏ bởi khoảng cách ngồi làm việc chính là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc của các nhân viên. Trung bình 1 chỗ ngồi (kèm bàn ghế và máy tính) cần khoảng 2,5 mét vuông, đừng quên dự trù không gian cho việc tăng nhân viên và diện tích cho các vật dụng khác trong văn phòng như: tủ đựng tài liệu, máy in, cây cảnh trang trí,.... Đối với những công ty cần có không gian tiếp khách thì bạn phải tính toán thêm một khoảng không gian ít nhất 8 mét vuông.

Diện tích càng lớn đồng nghĩa với giá thuê cao khi thuê văn phòng tại Hà Nội, đây sẽ là điểm gây khó khăn với các startup và công ty nhỏ có số vốn thấp. Thế nhưng, bạn có thể tối ưu chi phí khi thuê văn phòng tại các không gian làm việc chia sẻ như Rehoboth Việt Nam với văn phòng riêng nhưng vẫn sở hữu không gian tiếp khách hiện đại, phòng họp tiện nghi, phòng hội thảo, khu quầy bar.

4. Quan tâm đến nhân viên

Nguyên tắc này có thể hơi xa lạ với nhiều người, nhưng nhân viên là những người chịu ảnh hưởng nhiều nhất của văn phòng làm việc. Họ chính là những người dành tới 8 tiếng/ ngày tại văn phòng để làm việc và mang về doanh thu cho công ty. Bởi vậy, quan tâm đến nhân viên cũng chính là quan tâm đến sự phát triển của công ty.  

Bạn muốn giữ chân và thu hút những người giỏi, tăng hiệu suất làm việc cho họ thì ngoài những chính sách nhân sự tốt, địa điểm làm việc gần nhà giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và không gian làm việc thoải mái vẫn cần một số yếu tố khác.

Đầu tiên, nội thất và các thiết bị máy móc, internet,... cần đáp ứng được nhu cầu làm việc.

Thứ hai, những địa điểm ăn uống, cafe xung quanh phải thuận tiện, chất lượng tốt và phù hợp với thu nhập của nhân viên.

Tiếp theo là các khu giải trí, spa, gym và những trường học xung quanh dành cho các nhân viên đã có gia đình và con nhỏ.

5. Xem xét chi tiết và đàm phán hợp đồng

Bất kể là hợp đồng thuê văn phòng ký với cá nhân hay tổ chức (các tòa nhà, công ty cho thuê…) thì bạn cũng cần xem xét chi tiết các điều khoản trong hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng bạn nắm rõ nội dung quyền lợi, trách nhiệm cũng như các loại chi phí phải trả trong quá trình sử dụng.

Vì vậy, hãy yêu cầu bên cho thuê gửi bạn dự thảo hợp đồng trước và xem xét kỹ khi gửi tiền đặt cọc và ký hợp đồng thuê.

Trên đây là 5 điều “bỏ túi” khi cần thuê văn phòng làm việc tại Hà Nội, hi vọng sẽ giúp ích được cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các startup.