Kênh phân phối là một tổ chức hệ thống các quan hệ bên ngoài doanh nghiệp nhằm quản lý các hoạt động phân phối sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp trên thị trường. 

Vai trò của kênh phân phối tập trung vào: thoả mãn nhu cầu của thị trường; giúp nhà sản xuất kịp thời chỉnh sửa các hoạt động marketing; tạo liên kết với khách hàng; là công cụ giúp công ty đứng vững trên thị trường; giúp nhà sản xuất nắm bắt kịp thời những thông tin cần thiết về thị trường và yêu cầu của khách hàng về sản phẩm. 

Trong khi đó, quản trị kênh phân phối là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động luân chuyển sản phẩm trong kênh phân phối nhằm đảm bảo quy trình vận động của hàng hoá từ sản xuất đến người tiêu dùng, từ đó có những kế hoạch phân phối sản phẩm hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường và hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. 

Việc quản trị kênh phân phối có ý nghĩa quan trọng, giúp sản phẩm tiếp cận khách hàng nhanh nhất, tăng doanh thu. Bên cạnh đó kênh phân phối là yếu tố quan trọng để nhà đầu tư hay đối tác đánh giá vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế của mình trong thị trường. 

Doanh nghiệp Việt, đặc biệt SME chưa đầu tư đúng mức vào DMS 

Hiện tại, DMS đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm ứng dụng nhưng đa số là các doanh nghiệp lớn. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chưa có cái nhìn và đầu tư đúng đắn vào lĩnh vực này. 

“Tôi thấy nhiều doanh nghiệp SME vẫn quản lý thủ công bằng sổ sách hay các phần mềm cơ bản như Exel. Việc này dẫn đến việc tốn thời gian báo cáo, thống kê và xử lý thông tin, chiếm dụng nhân lực kế toán, quản lý kho, giảm thời gian tương tác với khách hàng, giảm năng lực cạnh tranh so với các doanh nghiệp có ứng dụng công nghệ DMS”, ông Nguyễn Minh Hoàng, cố vấn kinh doanh chiến lược của nhiều start-up nhận định. 

Còn ông Tạ Thanh Long, CEO của của BKHub chia sẻ: “Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị DMS ngày càng lớn mạnh khi nhận thức của doanh nghiệp Việt đã rõ ràng hơn. Trong kỷ nguyên 4.0 và quá trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, nếu không sớm ứng dụng DMS vào quản trị thì doanh nghiệp sẽ tụt hậu so với đối thủ”.

Tuy nhiên, theo ông Long, doanh nghiệp Việt vẫn lúng túng khi lựa chọn các giải pháp, công nghệ phù hợp vì chi phí vẫn là rào cản. Ngoài các phần mềm của quốc tế giá cao, khó tiếp cận thì các phần mềm trong nước vẫn khá lạc hậu, tốc độ chậm, khả năng mở rộng quy mô khi cần chưa nhiều, đặc biệt là tùy biến tối ưu cho từng doanh  nghiệp.

Ứng dụng công nghệ vào quản trị kênh phân phối – cơ hội của ứng dụng Việt 

Trong kỷ nguyên 4.0, ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý nhằm tối ưu hoá và tăng hiệu suất công việc đang là một xu hướng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Việc ứng dụng công nghệ vào quá trình quản trị kênh phân phối giúp cho hoạt động quản lý được dễ dàng và đạt hiệu quả tốt hơn. 

Tùy vào mục đích thiết kế kênh là để phát triển, mở rộng tại những khu vực thị trường mới hay để hoàn thiện hệ thống kênh hiện tại mà người quản lý sẽ có những quyết định quản lý kênh riêng. Ví dụ, đối với những doanh nghiệp nhỏ mới ra thị trường, giai đoạn đầu họ sẽ chỉ khởi điểm với một thị trường giới hạn nhất định. 

Nguyên nhân, doanh nghiệp nhỏ bị hạn chế về vốn – khả năng quản lý nên họ phải lựa chọn những kênh phân phối có sẵn mà không thể thiết lập được hệ thống phân phối riêng. Kênh phân phối mà họ chọn thông thường chỉ bao gồm vài nhân viên bán hàng, nhà phân phối (bán buôn), kết hợp với một số đại lý bán lẻ và có thể là doanh nghiệp vận chuyển. 

Nhiều người cho rằng, chỉ có những doanh nghiệp lớn mới phải áp dụng các giải pháp công nghệ vào quản lý phân phối nhưng đây là suy nghĩ sai lầm. Doanh nghiệp nhỏ, hệ thống phân phối còn chưa phức tạp, nếu áp dụng công nghệ sớm không chỉ góp phần thúc đẩy quá trình bán hàng mà còn tạo tiền đề cho việc quản lý sau này, khi kênh phân phối mở rộng.

Bên cạnh đó, các nhà sản xuất và phân phối thường gặp thách thức trong việc quản lý kênh phân phốihiệu quả, quản lý công tác bán hàng, cải thiện năng suất đội ngũ sales, thực thi và đánh giá các chươngtrình trưng bày, khuyến mãi, POSM… tại điểm bán. Họ lãng phí không ít thời gian lẫn nguồn lực, “vùi”trong mớ báo cáo thủ công vừa chậm trễ, vừa thiếu chính xác nên khó đưa ra chiến lược kinh doanhđúng đắn và kịp thời.Rất may là hiện tại, đã có một vài doanh nghiệp trong nước cung cấp giải pháp DMS trên nền tảng điệntoán đám mây (Cloud DMS), các doanh nghiệp sản xuất – phân phối thời 4.0 đã có cơ hội đạt quyềnkiểm soát 100% dữ liệu trong chuỗi cung ứng.

Bên cạnh đó, các nhà sản xuất và phân phối thường gặp thách thức trong việc quản lý kênh phân phối hiệu quả, quản lý công tác bán hàng, cải thiện năng suất đội ngũ sales, thực thi và đánh giá các chương trình trưng bày, khuyến mãi, POSM… tại điểm bán. Điều này gây lãng phí thời gian lẫn nguồn lực, “vùi” trong mớ báo cáo thủ công vừa chậm trễ, vừa thiếu chính xác nên khó đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn và kịp thời. 

Hiện tại, đã có một vài doanh nghiệp trong nước cung cấp giải pháp DMS trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud DMS), các doanh nghiệp sản xuất – phân phối thời 4.0 đã có cơ hội đạt quyền kiểm soát 100% dữ liệu trong chuỗi cung ứng. 

Qua ứng dụng DMS thông minh trên thiết bị di động, toàn bộ quy trình bán hàng được tự động hóa, giúp lực lượng sales loại bỏ thao tác thủ công, giảm sai sót và chia sẻ dữ liệu kinh doanh tức thời về trụ sở. Chỉ cần ngồi ở văn phòng, cấp lãnh đạo vẫn nắm bắt trực quan thị trường 24/7 bởi doanh số từng mặt hàng, ngành hàng, tồn kho, độ phủ, thông tin đối thủ cạnh tranh, hiệu quả trade marketing, trưng bày, khuyến mãi… đều được “số hóa” và gửi về hệ thống theo thời gian thực (real-time).