Bí quyết từ sự ưu tiên

Không phải hợp đồng dự án lớn nào cũng là miếng phomat béo bở. Ông Hoàng Hải Âu, một doanh nhân tiên phong trong lĩnh vực tư vấn xây dựng chiến lược, xây dựng thương hiệu, giải pháp thị trường, quảng cáo và truyền thông… cũng có bài học cay đắng trong những năm đầu lập nghiệp. Năm 1997, khi ký được hợp đồng quảng cáo cho một hãng bia ngoại lớn, tưởng chừng như đã nhìn thấy một tương lai rực sáng nhưng doanh nghiệp này phải bỏ vốn để nuôi dự án trong khi tiền thanh toán của đối tác trả nhỏ giọt. “Đến một ngày không tiền đâu, tôi quyết tâm phải đòi. Đấy là sự đánh đổi giữa việc đòi được tiền, đảm bảo thanh khoản cho công ty và việc chắc chắn sẽ mất khách hàng lớn đó”.

Hoàng Gia Media Group - nơi ông Hoàng Hải Âu là cổ đông sáng lập, Chủ tịch kiêm CEO, khi đó vẫn kịp “tỉnh đòn”, quyết định gửi thư dự kháng lên tòa và nhận lại được khoản thanh toán. Công ty của vị doanh nhân này đến nay còn trụ lại được nhưng cũng không ít công ty truyền thông, trong cuộc cạnh tranh giai đoạn đó đến giờ đã biến mất.

Câu chuyện về những ngày đầu khởi nghiệp trên được ông Hoàng Hải Âu chia sẻ cũng là điều băn khoăn của nhiều ông chủ doanh nghiệp tại buổi mạn đàm do Câu lạc bộ CEO - Chìa khoá thành công miền Bắc tổ chức với chủ đề “Quản trị dòng tiền”. Câu hỏi đặt ra là tại sao ký được nhiều hợp đồng, có lãi mà không thấy tiền?

Ở góc độ chuyên gia tài chính, ông Thái Quốc Minh, Thành viên HĐQT Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội (SHB), cho biết việc doanh nghiệp đếm cua trong lỗ, ký tới 10 hợp đồng nhưng không có tiền trong tài khoản, là chuyện không hiếm gặp. Theo ông Minh, bên cạnh ghi nhận sổ sách theo công tác kế toán, điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần phân tích từng dòng tiền. Khi cho khách hàng mua chịu, doanh nghiệp cần xác định khoản phải thu thuộc loại chắc chắc sẽ trả đúng hẹn, chậm trả hay có khả năng quỵt nợ; xác định nguồn tiền nào có thể giúp trang trải được số tiền trả chậm.  

“Có thể một khách hàng ký hợp đồng hẹn thanh toán vào tháng 12 nhưng từ đặc thù kinh doanh mùa vụ hay kinh nghiệm quá khứ, người chủ doanh nghiệp lường trước khách hàng này phải tháng 6 mới thanh toán. Doanh nghiệp khi đó phải tự tạo sự chủ động, tìm kiếm hoặc chuẩn bị nguồn khác để không bị động ”, ví dụ cụ thể được vị chuyên gia tài chính đưa ra.  Nguồn tiền dự phòng này có thể là vốn tự có của doanh nghiệp, khoản vay được ngân hàng cấp hạn mức, từ tiền cá nhân chủ doanh nghiệp hay có thể phải chấp nhận bán “non” các tài sản, bán lại nguyên liệu đầu vào cho đối thủ cạnh tranh…

Cũng nhấn mạnh đến việc phân loại, ông Hoàng Hải Âu chia sẻ lại một bí kíp mà ông được chỉ để doanh nghiệp vượt qua được giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng. Người làm kế toán ngoài ghi chép các giao dịch, dòng tiền vào ra, còn được yêu cầu theo dõi các khoản chia theo 2 cột khách hàng. Một bên những khoản tiền nào không trả doanh nghiệp sẽ phá sản, ảnh hưởng uy tín, còn một bên là các khoản có thể lui lại trả chậm được. Trong mỗi cột, các khoản còn cần phân loại cụ thể theo màu sắc. Việc phân loại và dựa theo chính sách ưu tiên giúp tình hình không phức tạp thêm, dần tìm lại cân bằng lại tài chính.

Kế hoạch luôn cần rà soát

Để có được sự chủ động trong quản trị dòng tiền, không để cảnh báo cáo vẫn lãi mà mai trả lương công nhân không lấy đâu ra tiền, vai trò quan trọng của một bản kế hoạch tài chính được các diễn giả trong buổi mạn đàm đồng thuận. 

Theo ông Nguyễn Đức Luyện - Phó trưởng Ban Tài chính Tổng công ty Đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước (SCIC); Thành viên hội Kế toán quản trị công chứng Australian CMA; Kế toán trưởng Metropolis Vinhome Liễu Giai, có những người chủ doanh nghiệp mới vẫn giữ cách kinh doanh theo thói quen. Kế hoạch tài chính  được  xây dựng từ kế hoạch kinh doanh. Khi kế hoạch càng chi tiết, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát. Ông Luyện cũng nhấn mạnh nếu doanh nghiệp không xây dựng được hệ thống quy trình, hay đơn giản định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm… thì đó cũng chỉ là một bản kế hoạch… vo.

Ngoài việc xây dựng, một điều quan trọng đối còn là luôn phải rà soát kế hoạch để thấy biến động bất thường. Nguyên nhân bởi trong khi kế hoạch lập ra vẫn dựa trên giả định kinh doanh bất biến môi trường lại không cố định, mỗi thay đổi từ chính sách, biến động vĩ mô đều ảnh hưởng kế hoạch.

Với những biến động ngoài kế hoạch, doanh nghiệp tìm nguyên nhân, có căn cứ để thay đổi kế hoạch kỳ tiếp theo. Theo ông Thái Quốc Minh, xác định nguyên nhân khách quan hay chủ quan rất quan trọng, nếu là nguyên nhân khách quan còn phải xem xét đối thủ cạnh tranh, khách hàng thay đổi theo cách nào. Để đạt được mục tiêu mà kế hoạch đề ra, doanh nghiệp “liệu cơm gặp mắm” có thể thay vì tăng bán hàng mà giảm chi phí như giảm lãi vay, giảm các bên phân phối…

Theo ông Hoàng Hải Âu, một lợi thế của doanh nghiệp vừa và nhỏ so với các “ông lớn” là khả năng linh hoạt. Làm bài bản từ việc xây dựng kế hoạch tài chính  đi kèm với việc luôn rà soát, điều chỉnh là lời khuyên từ các chuyên gia tài chính để quản trị dòng tiền tốt hơn, giúp doanh nghiệp từ kinh doanh theo thói quen, tùy tiện có thể ung dung xử lý các biến động trên thị trường.